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Evaluation report

2012 Comoros: Effective vaccine Managmenet (EVM) in Comoros [Evaluation de la Gestion Efficace Des Vaccins (GEV) aux Comores]



Author: Dr Bérenger B. KIEMA, Logisticien National du PEV, Ouagadougou (Burkina Faso) et M. Bertrand JACQUET, Supply Chain Specialist, UNICEF-SD/Copenhague (Danemark)

Executive summary

Background:

Le programme élargi de vaccination (PEV) est l’un des programmes prioritaires du Ministère de la santé qui joue un rôle prépondérant dans l’amélioration de l’état de santé des populations. Par ailleurs, il constitue avec les maladies non transmissibles, l’un des deux déclencheurs PPTE pour le pays.
Les activités de vaccination sont, par ailleurs, de plus en plus marquées à travers le monde par l’introduction de nouveaux vaccins et de nouvelles technologies. Dans ce contexte, l’Union des Comores envisage dans les prochaines années, l’introduction de nouveaux vaccins dans son programme de vaccination.
Dans le cadre du processus d’introduction des nouveaux vaccins qui reçoit le soutien des partenaires, notamment GAVI, il est demandé aux pays désirant soumissionner à ce guichet une évaluation de la gestion des vaccins, afin d’établir l’état de la gestion du PEV dans le pays. Le rapport de l’évaluation sera  assorti d’un plan d’amélioration en relation avec les écarts par rapport aux normes et standards de gestion efficace mis en évidence au cours de l’évaluation.
L’évaluation GEV se présente ainsi comme un outil efficace de plaidoyer à l’endroit des partenaires du PEV, en vue de mobiliser les ressources nécessaires pour le renforcement du PEV dans son ensemble.

Purpose/Objective:

Les objectifs de cette évaluation de la Gestion Efficace des Vaccins (GEV) aux Comores sont:
• Analyser la situation de la chaîne d’approvisionnement du PEV dans ses différentes composantes et niveaux de services de prestation, soit:
o le dépôt  du niveau central logé à la PNAC ;
o les dépôts régionaux des 03 îles autonomes : Mohéli, Anjouan et Ngazidja ;
o les dépôts des 17 Centres de Santé de District (CSD) ;
o les Postes de Santé qui assurent des activités de vaccination.
• Détecter les écarts des différents critères par rapport  aux normes & standards par niveau
• Elaborer un plan d’amélioration de la gestion logistique du PEV

Methodology:

La méthodologie utilisée est la suivante:
 La formation des enquêteurs et des superviseurs au niveau central pendant laquelle un accent a été mis sur la maîtrise du questionnaire à tous les niveaux de la chaîne d’approvisionnement;
 Une revue documentaire ;
 Des visites et enquêtes au niveau du dépôt central, des dépôts régionaux, des districts sanitaires (CSD) et des Postes de Santé (PS) ;
 L’inspection des entrepôts et des équipements ;
 Des interviews des responsables chargés de la vaccination au niveau des différentes structures sanitaires ;
 L’appréciation des conditions de stockage et de transport des vaccins, y compris des mesures prises en cas d’urgence ;
 L’appréciation des connaissances et pratiques des agents chargés de la vaccination aux différents niveaux de service.
 L’appréciation des conditions de travail dans les entrepôts.
La présente évaluation aux Comores, a porté sur un échantillon de 33 sites dont, le dépôt central, 3 dépôts régionaux, 17 districts sanitaires et 12 postes de santé. L’outil d’évaluation de la GEV élaboré par l’OMS et l’UNICEF, a été utilisé. L'échantillonnage a été fait selon la méthodologie élaborée par la GEV. Le choix des 17 districts sanitaires a été définie sur la base de l’outil de sélection des sites avec un intervalle de confiance de 90% et une précision de +/-10%. Compte tenu du nombre restreint de districts du pays, l’échantillonnage ici a été exhaustif (17/17).

Findings and Conclusions:

Les principaux résultats obtenus sont:
- Tous les équipements de la chaine du froid utilisés pour le stockage des vaccins (réfrigérateurs, congélateurs, glacières et porte - vaccins) sont conformes aux normes de l’OMS/UNICEF ;
- Tous les appareils servant à la conservation des vaccins sont équipés d’indicateurs de congélation (Freeze Watch) ;
- Il existe une source d’énergie fiable (solaire) pour la conservation des vaccins dans les districts et postes de santé ;
- La plupart des agents chargés de la gestion des vaccins à tous les niveaux, connait les températures de stockage des vaccins, l’interprétation de la PCV et la politique des flacons entamés,
- Les capacités de stockage au froid (vaccins) et à température ambiante (consommables) sont suffisantes dans toutes les structures sanitaires visitées, depuis le niveau central jusqu’aux régions, districts et postes de santé ;
- La maîtrise et la mise en application de politiques appropriées de gestion des vaccins (PCV, PFE) à  tous les niveaux de la chaine d’approvisionnement ;
- L’affichage des posters sur la PCV dans la plupart des structures de santé visitées.

Recommendations:

Les principales recommandations formulées sont:
• Assurer une formation et mise à niveau des agents de santé chargés des activités de vaccination sur la  gestion du PEV ;
• Assurer des supervisions formatives régulières de qualité à tous les niveaux de la chaîne d’approvisionnement ;
• Renforcer les capacités opérationnelles des acteurs dans le contrôle de la CDF/PEV (acquisition de matériels divers) ;
• Mettre en service la nouvelle chambre froide et les groupes électrogènes destinés aux régions ;
• Sécuriser le système de distribution des intrants du PEV dans tout le pays (modalités de transport et responsabilités, nouveau statut de la PNAC) ;
• Réviser le guide national de vaccination pour intégrer les aspects manquants tels que : plages de températures de stockage, technique du test d’agitation, calculs des stocks critiques, utilisation des taux de pertes, etc. ;
• Réviser les outils de gestion des stocks (cahiers de mouvements), afin d’intégrer la  taille du conditionnement des vaccins et diluants, les fabricants des vaccins & diluants, l’état de la PCV ;
• Elaborer des procédures opératoires normalisées sur le conditionnement des accumulateurs, la pratique du test d’agitation, l’élimination des vaccins endommagés/périmés, l’élimination des flacons vides, le transport des vaccins ;
• Elaborer un plan de réduction des taux de pertes des vaccins, basé sur les bonnes pratiques de distribution et de gestion des stocks ;
• Mettre en place un comité technique multilatéral ayant pour tâches essentielles:
 La finalisation du plan d'amélioration et son adoption par le CCIA/PEV, avant la fin de l’année 2012 ;
 La sélection des priorités en termes d’actions urgentes à mettre en œuvre avant la fin du 1er trimestre 2013 ;
• Renforcer les capacités gestionnaires dans la coordination du programme ;
• Renforcer le suivi des activités du PEV sur le terrain par la supervision conjointe des acteurs.

Lessons Learned (Les leçons apprises sont):

- L’absence de formation du personnel aéroportuaire, maritime et des transitaires impliqués dans la réception, le dédouanement et le transport des vaccins jusqu’au dépôt central ;
- L’absence d’utilisation des outils de gestion et de monitorage des vaccins et consommables recommandés (SMT et registres manuels conformes), hormis le niveau central ;
- L’absence d’enregistreurs continus de température pour réfrigérateurs (FRIDGE-TAG) en vue d’un contrôle fiable de la température de stockage des vaccins dans la chaîne du froid ;
- L’existence de ruptures de stocks de vaccins, constatée dans quelques districts et plusieurs postes de santé par suite de problèmes de transport entre le niveau central et régional ;
- L’absence de groupes électrogènes et de régulateurs de tension installés dans les régions sanitaires, sauf à Anjouan ;
- L’absence de plans d’urgence pour la sauvegarde des vaccins en cas de défaillance des équipements de stockage, au niveau de l’ensemble des régions, districts et centres/postes de santé ;
- La non maitrise de la conduite du test d’agitation par la plupart des agents chargés du PEV ;
- L’absence  de pratiques de revues systématiques des enregistrements de températures et des pertes de vaccins pour prise de décisions correctrices ;
- L’absence de revues systématiques des enregistrements de mouvements de stocks des consommables par plusieurs centres et postes de santé ;
- L’absence de plans de maintenance portant sur les bâtiments et autres infrastructures du PEV à tous les niveaux ;
- La non utilisation d’indicateurs de congélation pendant les phases de transport et de distribution des vaccins ;
- L’insuffisance de supervision formative des agents à tous les niveaux sur la gestion de la logistique du PEV.



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