Voici une liste de ce que tu dois faire pour réussir tes réunions :
- Trouver un endroit confortable pour la réunion: chez quelqu'un, à l'école, une salle de réunion ou lieu de culte.
- Fixer des objectifs et préparer l'ordre du jour. Si possible, le distribuer à l'avance à tous les participants.
- Prévoir toutes les fournitures nécessaires : de quoi écrire, un tableau, des notes sur des sujets précis, etc.
- Prévoir la disposition des sièges - c'est une bonne idée de s'asseoir en cercle, pour que chacun puisse voir et entendre tous les autres participants.
- Demander à quelqu'un de « présider » ou d'« animer » la réunion (vous pouvez le faire à tour de rôle).
- Demander à quelqu'un de prendre des notes de tout ce qui est dit et décidé pendant la réunion.
- Une fois la réunion commencée, respecter l'ordre du jour ! Encourager tous les participants à donner leur avis sur les questions qui sont discutées.
- Essayer de ne pas vous éloigner du sujet débattu et de ne pas vous laisser distraire par d'autres questions.
- Eviter de passer trop de temps sur les détails. Pour cela, tu peux mettre en place un petit groupe qui sera responsable de les régler plus tard.
- Fixer les objectifs à atteindre avant la réunion suivante (voir aussi Organiser des projets et des activités).
- Après la réunion, s'assurer que tous les membres du groupe ont un exemplaire des notes qui ont été prises pendant la réunion. C'est un bon moyen de rappeler ce qui a été décidé et les responsabilités de chacun dans le plan d'action à tous les participants, mais aussi de résumer les décisions importantes pour en informer ceux qui n'ont pas pu être présents.
