التحضير

© UNICEF/HQ00-0090/Pirozzi

فتاة تمسك رسما توضيحيا للجهاز التناسلي الأنثوي خلال اجتماع لمجموعة "مستقبلي، هو خياري" في ناميبيا.

توفر الاجتماعات فرصة لأعضاء المجموعة لمناقشة أفكارهم والبقاء على اتصال مع بعضهم البعض.

الاجتماع الأول

اجتماعك الأول يمثل فرصة للأعضاء المحتملين للتعرف على بعضهم البعض واتخاذ قرار بشأن دخولهم في المجموعة.

يمكنك البدء بدعوة الناس لأن يعرّفوا على أنفسهم واحدا تلو الآخر. شجع كل واحد على الانضمام.

لا تحاول أن تأخذ قرارات مثل اختيار اسم  أو إعطاء الناس مهام محددة أو وضع أهداف محددة في هذه المرحلة. إلا انه يتوجب عليك تحديد تاريخ ومكان الاجتماع القادم ومحاولة الاتفاق على ما تريد تحقيقه من الاجتماع.

ما إن تؤسس مجموعتك حتى يصبح من الصائب عقد اجتماعاتها في موعد ومكان ثابتين لكي يعرف الناس أن بامكانهم الحضور.

الاجتماعات التالية

يجب أن تحدد أهدافا لكل اجتماع وتكتبها في جدول أعمال. وجدول الأعمال هو قائمة بالبنود التي تريد تغطيتها والقرارات التي تود اتخاذها. ويساعدك الجدول في البقاء مركزا على الأهداف وتجنب إضاعة الوقت.

ومن المفيد اختيار شخص ما لتسيير الاجتماع. ووظيفة هذا الشخص هي التأكد من أن كل مشارك يعبر عن رأيه، وإبقاء المناقشات مركزة والانتقال إلى البند التالي إذا أمضت المجموعة وقتا طويلا في مناقشة التفاصيل.

تذكر ضرورة وجود شخص يدون الملاحظات بشأن ما يقال ويتم تقريره اثناء الاجتماع، ومن ثم يقوم بكتابتها لاحقا في محاضر الإجتماع.