Suministros y logística

Cómo utilizar los Servicios de Adquisiciones

La compra de suministros y/o servicios a través del Servicio de Adquisiciones de UNICEF incluye seis pasos operacionales:

 I. Planificación

  • La nueva solicitud de estimación de costos debe ser analizada entre el asociado, la oficina de UNICEF en el país y/o la División de Suministros.
  • Con cada nueva solicitud debe presentarse el Formulario de Solicitud de Servicios de Adquisiciones de UNICEF.
  • Se ruega enviar la solicitud por correo, fax o correo electrónico a la oficina de UNICEF en el país que corresponda, o directamente al Servicio de Adquisiciones de UNICEF.
  • Los productos se identifican en el Catálogo de Suministros de UNICEF, que se encuentra en línea.

II. Estimación de los costos

La solicitud se estudia una vez se ha recibido el formulario. Si cumple todos los criterios necesarios, la División de Suministros elabora un borrador de estimación de los costos que incluye los siguientes datos:

  • Costo de los bienes/servicios
  • Costo de tramitación
  • Fletes y seguros
  • 10% como fondo para contingencias
  • Términos Comerciales Internacionales (INCOTERMS)
  • La estimación de los costos va acompañada de una carta de presentación con información e instrucciones.

III. Compromiso

Cuando el asociado ha aprobado la estimación de los costos, se firma un memorando de entendimiento que incluye los siguientes datos:

  • Procesos de los Servicios de Adquisiciones de UNICEF
  • Condiciones de las transacciones
  • Información a cada una de las partes sobre la validez o la terminación
  • El asociado deposita los fondos a UNICEF.

IV. Adquisición y distribución

  • Tan pronto como se reciben los fondos, la División de Suministros inicia las actividades relativas a la adquisición.
  • Los suministros se entregan al destinatario.

V. Liquidación de cuentas

  • Las facturas se pagan al proveedor (o proveedores) y al transportista.
  • Se elabora el extracto de cuenta y se envía al asociado después de la entrega de todos los bienes y/o la prestación de los servicios, y dentro de los 30 días siguientes al último pago.
  • Los saldos restantes, incluyendo los que correspondan a los fondos para contingencias, pueden reprogramarse o reembolsarse.

VI. Supervisión y evaluación

  • La supervisión de los suministros del servicio de adquisiciones forma parte de la labor que las oficinas nacionales llevan a cabo habitualmente para verificar la disponibilidad y la accesibilidad de los productos esenciales para los niños y las niñas.
  • La evaluación se realiza mediante el diálogo constante con los asociados en los servicios de adquisiciones a diversos niveles.

No dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta.

 


 

 

Búsqueda