Suministros y adquisiciones

Soilcitud de manifestación de interés para la administración del archivo maestro de material. Plazo de respuesta: 30 de noviembre de 2009

GESTIÓN DEL ARCHIVO MAESTRO DE MATERIAL

A. Antecedentes

La División de Suministros de UNICEF usa el Sistema financiero y logístico de planificación de recursos corporativos de SAP, mientras que las oficinas de UNICEF en los países emplean actualmente el Sistema de gestión de programa (PROMS en sus siglas inglesas): un sistema financiero y logístico desarrollado por UNICEF.

Todos los materiales creados en el archivo maestro de materiales en SAP son duplicados por medio de un interfaz a PROMS. No se duplican todos los materiales creados en el archivo maestro de materiales, p. ej. existen cifras internas empleadas únicamente en la División de Suministros. En la actualidad existen 6.000 materiales en el archivo maestro de materiales de SAP. De esa cantidad, en torno a unos 2.500 son materiales en activo disponibles para su uso en SAP y en PROMS. Los 3.500 restantes incluyen cifras de material agotado, discontinuo e interno.

Las cifras de material empleadas en el archivo maestro de materiales son:
1. Cifras de material de pedidos directos empleadas para la adquisición de terceros por parte de las oficinas de país de UNICEF en comparación con los contratos a largo plazo (contratos marco) gestionados por la División.
2. Cifras de material estándar almacenado empleadas para los materiales guardados en el almacén de la División ubicado en Copenhague y en los almacenes gestionados por la División o mediante centros de conexión (hub) vía satélite.
3. Cifras de material no almacenado empleadas para materiales estándar adquiridos de proveedores y entregados directamente a clientes/oficinas de país de UNICEF.
4. Cifras de material no estándar y no almacenado (cifras U). Se trata de cifras cuyo campo "especificación" puede editarlo el solicitante del material/servicio y está adaptado al requisito exacto necesario para la transacción. Las cifras U se emplean en la adquisición de:
-  Materiales adquiridos por la División que quedan fuera de las tres categorías (pedido directo, material almacenado y material estándar).
-  Todos los materiales adquirios localmente por las oficinas de país de UNICEF.
-  Todos los servicios adquiridos tanto por la División de Suministros como por las oficinas de país de UNICEF.

B. Objetivo

Como parte de las continuas mejoras de proceso en UNICEF y para la preparación de la sustitución anticipada de PROMS por SAP en las oficinas de país de UNICEF en 2010, resulta necesario examinar los contenidos del archivo maestro de material, los procesos, herramientas y directrices puesto que la administración del archivo maestro es esencial para este proceso.

El propósito del examen es evaluar los procesos existentes y los procedimientos para hacer más eficiente la creación de materiales y el mantenimiento del archivo maestro de materiales, y garantizar que existe una estrategia clara para la gestión del archivo maestro de material. La estrategia propuesta debería estar en sintonía con el mantenimiento del archivo maestro de material y debería satisfacer el aumento de requisitos de las oficinas de país de UNICEF en cuanto a la creación y mantenimiento de los materiales se refiere.

C. Cometidos principales que deben realizarse

Esfera estratégica

1. Analizar el archivo maestro de material de SAP existente en la División de Suministros antes de la presentación de SAP a las oficinas de país en 2011 y elaborar las directrices preliminares para brindar apoyo a la depuración del archivo maestro de material, mediante consultas con las partes interesadas.

2. Cotejar los materiales suministrados con las cifras de materiales no estándar y no almacenados en PROMS (cifras U) antes de la presentación de SAP a las oficinas de país en 2010 y, sobre la base de este cotejo, documentar qué materiales podrían cumplir los requisitos como materiales estándar no almacenados en el archivo maestro de material en SAP y el modo en que podrían catalogarse.

3. Colaborar estrechamente con las partes interesadas de UNICEF en el desarrollo y documentación de una estrategia para la gestión del archivo maestro de material en lo referente a:

• Brindar apoyo/orientación en el proceso de identificación de criterios para materiales estándar frente a los no estándar.
• Identificar las funciones y responsabilidades de todas las partes interesadas en la creación y mantenimiento de los materiales y en la administración general del archivo maestro de material cuando SAP se presente a las oficinas de país.
• Definir lineas claras de comunicación entre las partes interesadas como las oficinas de país/regionales, así como dentro de la División de Suministros (técnico, propietario, adminstrador del archivo maestro, especialista en catálogo web, etc.) para la creación y administración de los materiales.
• Suministrar cifras de los materiales no estándar que deban guardarse en un almacén, teniendo en cuenta las Normas Contables Internacionales para el Sector Público (IPSAS) y los requisitos operativos.

4. Disponer la aplicación real de las directrices propuestas para la depuración y creación del archivo maestro de material a partir de los materiales de PROMS.

Se invita a las personas y empresas interesadas a que envíen una manifestación de interés a la atención de la Sra. Maria Grazia Pattumelli vía correo electrónico a mgpattumelli@unicef.org.

Nótese que las manifestaciones de interés deberían incluir información detallada acerca de la persona/empresa interesada, incluido el CV, experiencia y habilidades de los candidatos. Se alienta a los interesados a trasladar sus comentarios acerca del alcance de esta solicitud de manifestación de interés y/o solicitar cualquier aclaración.

Se enviará una convocatoria de licitación más detallada próximamente. La respuesta a esta solicitud de manifestación de interés por parte de una persona/empresa no garantiza futuras adjudicaciones de licitación.

Nótese que UNICEF tan sólo puede establecer relaciones comerciales con personas/empresas que reúnan unos criterios mínimos. Pinche aquí para conocer detalladamente estos criteros.