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Spécialiste Chargé(e) de l'Administration, Kinshasa

Grade      : NO-C
Position n°     : 15729
Lieu d’affectation     : Kinshasa
Type de contrat     : Fixed-Term avec une durée initiale de 2 ans renouvelable
Avis de Vacance n°    : VN/2010/NO/008
Date de clôture de la publication : 31 Mai 2010

1. Objet du poste, Principales Tâches et Responsabilités

Sous la supervision générale du Chef des Opérations, le (a) Spécialiste Chargé(e) de l’Administration est :

• Responsable de la vérification systématique de l’enceinte où sont logés les bureaux pour assurer un environnement professionnel bon et sécurisé pour tous les membres du personnel. Entreprend toutes les démarches nécessaires pour rendre disponibles les services de nettoyage; assure la procuration, la maintenance et la réparation des équipements, ainsi que l’approvisionnement et ce conformément aux plans et budget alloué.
• Supervise les services de transport en assurant une bonne planification de l’utilisation des véhicules, l’examen et l’élaboration des rapports sur l’utilisation du carburant, les kilométrages parcourus, les heures supplémentaires effectuées par les chauffeurs et les services de maintenance.
• Prend toutes les dispositions administratives nécessaires à la tenue des réunions, des ateliers, des séminaires, et des visites et assure la coordination du transport, l’hébergement dans les hôtels, les réservations de salles de conférence et de l’équipement audio-visuel, selon les besoins.
• Procède à la revue de toutes les demandes de voyage pour des besoins de prévision budgétaires. Coordonne et supervise les démarches administratives relatives aux voyages (ex.: achat de billets de voyage, visas, hôtels, per diem). Délivre les autorisations de voyage tout en s’assurant de la véracité des renseignements fournis avant la soumission à la signature du Superviseur. Conduit des sessions de briefing sur les règles et procédures en matière de voyages officielles.
• Fait un briefing aux membres du personnel nouvellement arrivés et aux partants sur les procédures administratives et les exigences y afférents et leur prête assistance (ex.: pour l’expédition et l’assurance de leurs effets personnels, les responsabilités en cas de réclamation ainsi que l’identification, le choix et les dispositions prises pour le logement du personnel.)
• Veille à ce qu’aux heures précises, s’effectue la livraison, le ramassage, l’enregistrement, la reproduction et la transmission (par UNET, télex, fax, courrier) de la correspondance, des documents, de la valise diplomatique et des fournitures administratives.
• Procède à la révision périodique des systèmes de télécommunications pour évaluer et recommander le cas échéant les besoins de mise à jour. Assure la formation en systèmes de télécommunications pour tous les usagers.
• Recommande et évalue les coûts estimatifs des besoins en espace de bureaux et en fournitures de bureaux aux fins de préparer le budget. Apporte un appui aux sous bureaux dans l’établissement des contrats de bail et la maintenance des services administratifs.
• Assure l’établissement de l’inventaire physique annuel ; prépare les rapports, y compris l’analyse des coûts, et recommande le remplacement ou la liquidation de l’équipement et des stocks. Procède à la réconciliation des données de l’inventaire physique avec ceux des enregistrements électroniques pour s’assurer de leur conformité et identifier/analyser les écarts en vue de les corriger. Prépare les rapports annuels d’inventaires à soumettre au Siège (HQs).
• Collecte les devis auprès des fournisseurs, agences et services et prépare tous les renseignements requis pour soumission au Comité de Revue des Contrats.
• Procède à la révision de tous les arrangements contractuels passés avec les fournisseurs de biens et services pour s’assurer que les termes et conditions sont respectées. Propose au superviseur tout changement jugé nécessaire.
• Tient le superviseur informé de tout problème potentiel dans la zone et identifie et recommande des solutions. Prépare des rapports et correspondances sur des questions administratives.        

2. Qualifications et compétences requises :

• Etre de nationalité congolaise (République Démocratique du Congo) ;
• Etre titulaire d’un diplôme de Licence, Master en administration des affaires ou dans un domaine équivalent.
• Avoir une expérience professionnelle d’au moins 5 (cinq) ans dans la gestion administrative et plus particulièrement dans la gestion du transport, du dédouanement, des voyages et des questions protocolaires, de préférence avec une organisation internationale ;
• Avoir un excellent niveau en français et en anglais, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral ;
• Avoir de bonnes capacités de communication, d’analyse et de négociation ;
• Avoir un sens élevé des responsabilités, un bon jugement et être capable de prendre des initiatives en évaluation les risques associés ;
• Avoir de bonnes capacités de facilitation et être capable de conduire des ateliers de formation ;
• Avoir de bonnes aptitudes de supervision et être capable de diriger efficacement une équipe ;
• Etre capable d’entretenir de bonnes relations de travail dans un milieu multiculturel ;
• Avoir la maîtrise des logiciels de gestion de base (Windows, Excel, Word).

Les dossiers de candidature devront comprendre une lettre de motivation, un curriculum vitae détaillé, un formulaire P11 dûment complété (en annexe), les photocopies des diplômes et attestations des services rendus, les coordonnées de contact  telles que l’adresse physique, les numéros de téléphone fixe et cellulaires, les références et tout autre document renseignant sur la carrière du candidat.

Les dossiers seront adressés au Chargé des Ressources Humaines et envoyés à l’adresse électronique ci-après : kinshasahr@unicef.org ou déposés au Bureau de l’UNICEF Kinshasa, sis Boulevard du 30 Juin n° 87 à Kinshasa/Gombe, ou au bureau provincial de l’UNICEF le plus proche.

SEUL(E)S LES CANDIDAT(E)S RETENU(E)S SERONT CONVOQUE(E)S
Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées.

LES BUREAUX UNICEF SONT « NON FUMEURS »

 

 
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